TRAINING MANAGING OFFICE AND FILING SYSTEM
Deskripsi
Saat meningkatnya kompleksitas administrasi perkantoran, pengelolaan kantor dan sistem kearsipan (managing office and filing system) menjadi faktor penting dalam menjaga efisiensi kerja organisasi. Pengelolaan dokumen yang tidak tertata dengan baik dapat menyebabkan keterlambatan informasi, kesalahan administrasi, hingga menurunnya produktivitas kerja. Oleh karena itu, kemampuan mengelola kantor secara sistematis sangat dibutuhkan, terutama bagi pihak yang bertanggung jawab dalam operasional kantor sehari-hari. Sistem kearsipan yang efektif terbukti mampu meningkatkan aksesibilitas dokumen, mempercepat proses kerja, serta mendukung pengambilan keputusan yang lebih akurat dalam organisasi (Sedarmayanti, 2017).
Lalu apa itu pelatihan managing office and filing system?
Program pelatihan managing office and filing system ini merupakan program yang dirancang untuk membantu peserta dalam menerapkan tata kelola kantor yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam pelatihan ini, peserta akan mempelajari pengelolaan arsip dan aset perusahaan secara sistematis, termasuk penyusunan master book yang mencakup lokasi aset, status aset, serta sistem penomoran aset yang terstruktur. Selain itu, peserta juga akan dibekali dengan keterampilan dalam manajemen korespondensi untuk memastikan proses pengarsipan berjalan rapi, mudah ditelusuri, dan mendukung kelancaran administrasi serta operasional kantor secara keseluruhan.
Pelatihan yang membahas mengenai managing office and filing system tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam, diperlukan waktu tersendiri dan bimbingan yang profesional.
Tujuan
- Meningkatkan keterampilan dalam pengelolaan dokumen kantor.
- Memahami cara penyimpanan arsip yang efisien dan aman.
- Meningkatkan kemampuan dalam pencarian dokumen secara cepat dan tepat.
- Menerapkan sistem filing yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
- Mengurangi kesalahan dalam pengelolaan dan penyusutan dokumen.
Dengan mengikuti pelatihan manajemen arsip kantor ini, diharapkan peserta lebih dapat lebih mendalami pengetahuan mengenai bidang managing office and filing system.
Materi
- Sesi 1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
- Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
- Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
- Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
- Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.
- Sesi 2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)
- Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5S bekerja.
- Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
- Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
- Sesi 3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
- Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
- Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
- Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
- Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA
- Sesi 4. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
- Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
- Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
- Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.
- Sesi 5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management
- Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
- Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada: Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
- Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
- Sistem indeks dan abjad dalam filing.
- Sesi 6. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
- Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
- Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
- Motivasi dan urgensi dasar pembuatan SOP Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
- Peringkat kinerja dan service level.
- Teknik Melibatkan banyak stakeholder.
- Pengaruh SOP guna peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi
yang terkait.
- Sesi 7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru
- Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
- Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
- Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
- Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya
- Sesi 8. Latihan Pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
- Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
- Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
- Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja
Peserta
Pelatihan sistem pengelolaan dokumen ini sangat cocok untuk diikuti peserta dari kalangan :
- Staf administrasi kantor
- Pengelola arsip
- Manajer operasional
- Asisten administratif
- Supervisor atau kepala bagian
Instruktur
Training pengarsipan yang efisien yang diselenggarakan, akan dilatih oleh instruktur yang berpengalaman dalam bidang managing office and filing system:
Instruktur yang mengajar pelatihan managing office and filing system ini adalah instruktur yang berkompeten di managing office and filing system ini baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
Metode Pelatihan
Pelatihan ini menggunakan metode yang interaktif dan aplikatif, sehingga peserta dapat lebih mudah memahami materi. Instruktur berpengalaman akan menyampaikan materi secara sistematis, sementara peserta akan mengikuti diskusi kelompok untuk mendalami konsep. Selain itu, pelatihan ini juga mencakup simulasi serta studi kasus yang membantu peserta memahami penerapan konsep secara langsung dalam dunia kerja. Dengan pendekatan ini, mereka tidak hanya memperoleh wawasan teoretis, tetapi juga mengembangkan keterampilan praktis yang dapat mereka terapkan sesuai dengan kebutuhan industri.
Jadwal Pelatihan Training Mekatronika 2026
- Batch 1 : 7 – 8 Januari 2026 || 14 – 15 Januari 2026 || 21 – 22 Januari 2026
- Batch 2 : 4 – 5 Februari 2026 || 11 – 12 Februari 2026 || 18 – 19 Februari 2026
- Batch 3 : 2 – 3 Maret 2026 || 4 – 5 Maret 2026
- Batch 4 : 1 – 2 April 2026 || 8 – 9 April 2026 || 15 – 16 April 2026 || 22 – 23 April 2026
- Batch 5 : 5 – 6 Mei 2026 || 12 – 13 Mei 2026 || 19 – 20 Mei 2026 || 25 – 26 Mei 2026
- Batch 6 : 2 – 3 Juni 2026 || 9 – 10 Juni 2026 || 18 – 19 Juni 2026 || 23 – 24 Juni 2026
- Batch 7 : 7 – 8 Juli 2026 || 14 – 15 Juli 2026 || 21 – 22 Juli 2026 || 28 – 29 Juli 2026
- Batch 8 : 4 – 5 Agustus 2026 || 11 – 12 Agustus 2026 || 18 – 19 Agustus 2026 || 26 – 27 Agustus 2026
- Batch 9 : 1 – 2 September 2026 || 8 – 9 September 2026 || 15 – 16 September 2026 || 22 – 23 September 2026
- Batch 10 : 6 – 7 Oktober 2026 || 13 – 14 Oktober 2026 || 20 – 21 Oktober 2026 || 27 – 28 Oktober 2026
- Batch 11 : 3 – 4 November 2026 || 10 – 11 November 2026 || 17 – 18 November 2026 || 24 – 25 November 2026
- Batch 12 : 1 – 2 Desember 2026 || 8 – 9 Desember 2026 ||15 – 16 Desember 2026 || 22 – 23 Desember 2026
Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda.
Investasi dan Lokasi Training
- Jakarta ( 6.500.000 IDR / participant)
- Bandung ( 6.000.000 IDR / participant)
- Surabaya ( 7.500.000 IDR / participant)
- Makassar ( 7.500.000 IDR / participant)
- Yogyakarta (6.000.000 IDR / participant)
- Bali ( 7.500.000 IDR / participant)
- Lombok ( 7.500.000 IDR / participant)
- Batam ( 7.500.000 IDR / participant)
Catatan :
*Syarat dan Ketentuan Berlaku
*Harga tersebut berlaku untuk minimal dua participant
*Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas Training
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, Flashdisk, dll).
- 2x Coffee Break & 1 Lunch (Makan Siang).
- Training Room Full AC and Multimedia.
- Free Bag or Backpack (Tas Training).
- Softfile Foto Training
- Sertifikat Pelatihan.
- Souvenir Exclusive.
- City Tour (Optional)
FAQ tentang Training Mekatronika
Q : Apakah training Managing Office and Filing System 2026 dilakukan secara online atau offline?
A : Pelatihan dapat diselenggarakan dalam bentuk online (via Zoom/Google Meet/learning platform) maupun offline (tatap muka di lokasi tertentu), tergantung jenis program yang dipilih.
Q : Berapa lama durasi training manajemen arsip kantor terbaik?
A : Durasi pelatihan bervariasi, mulai dari 1 hari, beberapa hari, hingga program intensif mingguan, menyesuaikan dengan materi dan kebutuhan peserta.
Q : Apakah peserta akan mendapatkan sertifikat?
A : Ya, setiap peserta yang telah menyelesaikan program pelatihan akan mendapatkan sertifikat resmi sebagai bukti kompetensi tambahan.
Q : Bagaimana cara mendaftar pelatihan?
A : Peserta dapat mendaftar melalui website resmi, formulir pendaftaran online, atau langsung menghubungi panitia/penyelenggara yang tertera pada informasi pelatihan.
Dapatkan promo khusus pendaftaran hari ini !
AYO SEGERA DAFTARKAN DIRI ANDA
Syarat dan Ketentuan Berlaku
*Artikel ini disusun oleh Muhammad Rafiq Abyan. Saya seorang content writer sejak tahun 2025. Saat ini penulis berfokus dalam penyusunan artikel pelatihan untuk website Training Mekatronika. Saya berkominten untuk menghasilkan artikel pelatihan yang informatif serta dapat mudah dipahami oleh pembaca. Jangan ragu menghubungi kontak yang ada untuk informasi lebih lanjut mengenai pelatihan ini.