TRAINING ONLINE MANAJEMEN FILING DAN TATA KELOLA KANTOR
standardisasi pengelolaan kantor
DESKRIPSI TRAINING WEBINAR PARADIGMA DAN FILOSOFI TATA KELOLA KANTOR MODERN
Manajemen filing dan tata kelola kantor merupakan hal keseharian yang
bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar.
Pada prinsipnya, manajemen filing dan pengelolaan kantor bermula dari
pemilihan suatu sistem dasar, idealnya berdasarkan sistem 5S (lean
office) yang pada praktiknya disesuaikan dengan kebutuhan. Selanjutnya
pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book�
lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan
pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen filing
dilakukan pula manajemen korespondensi.
Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan
atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal
menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan
sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam
situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.
Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola
kantor, baik sebagai office manager, GA Officer, maupun sekretaris,
sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan
bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam
mengelola kantor, aset, arsip dan manajemen waktu agar mampu
meningkatkan efektivitas, efisiensi dan profesionalitas kerja.
Manajemen file adalah metode dan struktur data yang digunakan sistem operasi untuk mengatur dan mengorganisir file pada disk atau partisi. Sistem manajemen file menangani bagaimana file diatur, bukan hanya sekadar mengorganisir cara menyimpan saja. Tetapi digunakan untuk operasi pemeliharaan atau pengaturan file.
Menimbang cukup kompleknya materi pelatihan Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor ini bagi peserta, dibutuhkan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta tidak menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.
TUJUAN TRAINING PRINSIP DASAR MANAJEMEN FILING DAN TATA KELOLA KANTOR BERDASARKAN 5S (5R) UNTUK PRAKERJA
1. Menentukan standardisasi pengelolaan kantor sesuai implikasi yang
diharapkan.
2. Mengaplikasikan konsep 5S di tempat kerja.
3. Mengidentifikasi tingkat urgensi dan confidentiality arsip
sehingga memberikan perlakuan yang tepat terhadap tiap
dokumen/arsip.
4. Mengelola arsip sesuai jenis filing system di perusahaan
masing-masing.
5. Mengelola arsip secara digital sesuai sistem indeks dan abjad
dalam filing.
6. Membuat dan menerapkan SOP guna meningkatkan kinerja para
karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.
7. Menjadi Agent of Change dalam mengubah kebiasaan ketika menerapkan
SOP baru.
8. Mahir membuat rencana kerja pembuatan SOP dan sistem kearsipan
perusahaan.
Dengan mengikuti pelatihan Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor Peserta dapat berbagi pengetahuan / sharing knowledge mengenai Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor dengan peserta dari perusahaan lain yang bergerak di bidang Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor .
MATERI pelatihan Paradigma dan Filosofi Tata Kelola Kantor Modern online Zoom :
1. Paradigma dan Filosofi Tata Kelola Kantor Modern
* Keunggulan bersaing di era informasi dan desain
* Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen
manusia
* Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan
produktivitas
* Standardisasi pengelolaan kantor Model Jepang vs Barat dan
implikasinya
2. Prinsip Dasar Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor Berdasarkan
5S (5R)
* Membahas tentang konsep 5S, penerapannya di tempat kerja dan
bagaimana sistem 5S bekerja
* Memahami makna pilar utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi),
Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat)
* Memahami makna pilar utama Seiketsu (Rajin) dan integrasi kelima
pilar serta studi kasus (Identifikasi dan Peningkatan Pemahaman)
3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
* 4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis : Strategic
plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents
* Latihan : Menentukan tingkat urgensi dan Confidentiality arsip
* Beragam bentuk arsip, perlakuannya dan tujuan penyimpanan arsip
* Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
* Kewenangan sekretaris/pengelola arsip
* Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat rahasia
4. Sistem Korespondensi dan Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
* Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik
mengelola arsip dan pemeliharaannya
* Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing
system yang tepat di perusahaan
* Electronic Filing, Document Management Software (system), Trend
baru dan Model pelaksanaannya
5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern :
Penerapan E-Filing dan Document Management
* Trend terbaru : Electronic Filing dan Document Management dalam
bisnis
* Beragam keunggulan dari Electronic Filing dan Document Management
pada : penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan
pemusnahan arsip
* Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media
digital
* Sistem indeks dan abjad dalam filing
6. Pentingnya SOP dalam Bisnis : Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
* Pemahaman tentang pentingnya SOP, Benefit dan Cost-nya
* Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih :
Hirarki, Beda pendekatan = Beda istilah
* “Motivasi� & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan
kelulusan sertifikasi
* Perbaikan proses (lebih ringkas/cepat/lengkap) serta peringkat
kinerja dan service level
* Teknik melibatkan banyak stakeholder
* Pengaruh SOP guna peningkatan kinerja para karyawan, dalam
kaitannya dengan divisi yang terkait
7. Modul VII : Change Management dalam Penerapan SOP Baru
* Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE
(Six Sigma)
* Mengubah habit atas SOP : Studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the
talk
* Diskusi kelompok tentang bentuk Action Plan yang mungkin bagi
pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing
* Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu
pelaksanaannnya
8. Modul VIII : Latihan Pembuatan dan Finalisasi Rencana Kerja
Pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
* Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja
* Penugasan individu berdasarkan lingkup ruangan (corner and office)
* Latihan final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja :
Pembuatan tim, Rencana Gemba Kaizen, Rencana implementasi, Rencana
pembudayaan
9. Studi Kasus / Praktek pemecahan masalah Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor
METODE pelatihan Prinsip Dasar Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor Berdasarkan 5S (5R) online Zoom :
Presentasi
Diskusi
Studi kasus
Evaluasi
Metode Training Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor dapat menggunakan fasilitas training zoom atau training online, dan bisa juga training offline atau training tatap muka.
INSTRUKTUR pelatihan Sistem Korespondensi dan Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis) online Zoom :
Instruktur yang mengajar pelatihan Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor ini adalah instruktur yang berkompeten di bidang Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
PESERTA
Peserta yang dapat mengikuti training Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor ini adalah staff sdm atau karyawan yang ingin mendalami bidang Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor .
Karena kompleksnya pelatihan ini, maka dibutuhkan pendalaman yang lebih komprehensif melalui sebuah training. Dan menjadi sebuah kebutuhan akan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.
Jadwal pelatihan trainingmekatronika.com tahun 2024 :
- Batch 1 : 03 – 04 Januari 2024 | 16 – 17 Januari 2024
- Batch 2 : 07 – 08 Februari 2024 | 20 – 21 Februari 2024
- Batch 3 : 05 – 06 Maret 2024 | 19 – 20 Maret 2024
- Batch 4 : 09 – 10 April 2024 | 13 – 24 April 2024
- Batch 5 : 07 – 08 Mei 2024 | 22 – 23 Mei 2024
- Batch 6 : 05 – 06 Juni 2024 | 25 – 29 Juni 2024
- Batch 7 : 09 – 10 Juli 2024 | 23 – 24 Juli 2024
- Batch 8 : 06 – 07 Agustus 2024 | 20 – 21 Agustus 2024
- Batch 9 : 04 – 05 September 2024 | 18 – 19 September 2024
- Batch 10 : 18 – 19 Oktober 2024 | 15 – 16 Oktober 2024
- Batch 11 :06 – 07 November 2024 | 26 – 27 November 2024
- Batch 12 : 04 – 05 Desember 2024 | 18 – 19 Desember 2024
Catatan : Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta training Fundamentals of Mechanics pasti jalan
Invetasi dan Lokasi :
· Yogyakarta,
· Jakarta,
· Bandung,
· Bali,
· Surabaya,
· Lombok,
Catatan : Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas :
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal)
- FREE Akomodasi ke tempat pelatihan bagi peserta training mechanical engineering bali pasti running
- Module / Handout training Understand common engineering material bali fixed running
- FREE Flashdisk
- Sertifikat training TRANSMISI DAYA MEKANIK (MECHANICAL POWER TRANSMISSION) di bali murah
- FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
- Training room full AC and Multimedia